1.  Saviez-vous que le logiciel AGI que vous utilisez actuellement est un progiciel de gestion intégrée, un système de type PGI ou ERP en anglais ?

Un progiciel de gestion intégré permet d’assurer l’intégrité des données, la non-redondance de l’inscription des informations ainsi que la réduction du temps de traitement.

Un logiciel qui nécessite le report manuel des données dans un autre logiciel à la fin de chaque mois n’est pas un progiciel de gestion intégré. Ces reports, il ne faut pas oublier de les inscrire et l’écriture comptable doit être en équilibre. Cette façon de faire génère souvent des erreurs de transcriptions, car ces logiciels n’ont pas su évoluer vers l’intégration des opérations courantes. Il ne faut pas oublier les nombreuses corrections nécessaires pour les maintenir en équilibre.

Ces systèmes désuets, contrairement au progiciel AGI, ne peuvent générer des économies de temps et d’argent, ni vous renseigner sur-le-champ de l’état réel des informations importantes concernant votre entreprise telle que votre solde bancaire incluant les effets en circulation, vos stocks, votre profitabilité ou de surveiller n’importe lequel de vos comptes du Grand Livre Général.

2.  Pourquoi plusieurs entreprises n’utilisent-elles pas encore un progiciel de gestion intégrée ?

Parce que ça fait déjà un certain temps qu’elles utilisent leurs logiciels actuels, elles commencent juste à les maitriser, ce sont ceux que leur a recommandés leur comptable... Elles sont même résignées à payer en double, la personne qui fait les erreurs et le comptable qui va les corriger...

L’habitude est rassurante, mais si leurs systèmes actuels se limitent, comme au tout début de l’informatisation, à reproduire l’inscription à la main dans les différents journaux et registres comptables, sachez que dans un progiciel de gestion intégrée, ces tâches sont totalement transparentes et automatisées puisqu’elles sont la résultante des opérations courantes.

De plus, les bons progiciels sont construits en fonction des utilisateurs au service de l’entreprise et non des vérificateurs externes. Ces derniers auront cependant tous les documents nécessaires, produits par le progiciel, pour effectuer leur travail.

3.  La question à se poser pour comparer un logiciel compétiteur, peut-il facilement prendre en charge l’ensemble des opérations courantes de mon entreprise ?

Tel que les opérations de ventes, d’achats, faire les dépôts bancaires et payer les fournisseurs.

Est-il agréable à utiliser, d’apprentissage facile tout en étant performant. Les employés contribuent-ils efficacement, par son utilisation dans leurs tâches spécifiques et quotidiennes, à la comptabilité générale de l’entreprise ? Ou sont-ils plutôt compliqués à utiliser et sans uniformité, car vous devez utiliser plusieurs logiciels différents pour effectuer votre travail ?

Ces questionnements ne sont pas anodins. Certains systèmes peuvent convenir très bien pour la production fiscale annuelle et des rapports périodiques plus ou moins conformes, mais ils peuvent se révéler totalement inefficaces et décevants dans le cadre d’une utilisation quotidienne.

Le progiciel parfait n’existe pas, mais celui qui conviendra le mieux à votre entreprise sera celui que vous considèrerez comme le meilleur outil de travail pour bien la gérer et être en mesure de satisfaire les attentes élevées de vos clients et de vos partenaires d’affaires.